martes, 1 de septiembre de 2009

Agile Open Bahia Blanca - Notas de facilitador


Van algunas notas sobre la facilitación el evento, luego espero postear sobre las sesiones.

Nos repartimos con Nico Paez la tarea de facilitación, sabiendo que no es lo mejor. Pero queríamos tener tiempo para participar de sesiones, incluso como responsables de sesiones.

La cantidad de inscriptos, confirmados y asistentes fue muy parecida a la de Buenos Aires. Sabiendo eso, nos preocupamos cuando vimos la sala de la biblioteca, que es bien amplia, pero con mesas de lectura grandes, sacarlas o apilarlas eras mucho trabajo, y llegamos desde la terminal con poco tiempo de margen (8:45, la registración empezaba a las 9:00 y la apertura a las 9:30).

Había un par de sala adicionales, de unas 15 personas cada una y una muy grande (aula 72), no sé de cuantas personas... 150 quizás. Con un ligero desnivel, y con sillas individuales con apoyo para escribir. ¿Adonde hacer la apertura?

Primer lección aprendida: pedir fotos de los lugares, y un plano de la relación entre las salas.

Decidimos hacerlo en el Aula 72, a mover sillas. Como siempre, las sillas con apoyo para escribir son un problema al momento de apilar. Esto, y el apuro, hizo que dejaramos demasiadas sillas. Esto dificultó la circulación de las personas, tanto para sentarse en el círculo como para luego ir a poner las propuestas.

Segunda lección aprendida: pedir que se saquen la mitad de las sillas (o casi). No es suficiente en estos casos dejarlas apiladas, ya que no se pueden apilar mucho y de todas formas ocupan lugar. Si hay que apilarlas, que sea en el extremo (era rectangular) no en los costados.

Las sesiones tardaron en aparecer, y no aparecieron con gran ritmo. Esto causo que esperabamos más antes de cortar, y nos retrasamos con la sesión inicial. Luego, en la votación, no hubo dispersión en los votos, y además algunas sesiones se unificaron. Quedaron pocas por franja horaria, que se asignaron a las salas más grandes. Habíamos dividido el Aula 72 en 3 áreas y la sala de lectura en 2, para un total de 7 tracks, pensando en que si teníamos +100 personas, pudiera haber un promedio de 15 personas por sala. En la práctica, ya en la agenda no había más de 4 actividades simultaneas. Peor aún, las dos salas chicas no estaban bien identificadas y creo que ante la duda, la gente se quedó en las salas grandes. También se dio el caso de responsables que no se quedaban en la sala, por lo que los que tenían interés iban a ver, y al no encontrar a nadie se iban a otra sesión.

Tercera lección aprendida: mantener el espacio abierto. Creo que deberíamos haber dedicado más tiempo a sostener las sesiones con pocos asistentes.

Me encontré por primera vez con el caso de una persona que estaba suficientemente interesada en el tema como para dedicarle un sábado completo, pero por otro lado haciendo acotaciones cada vez que se proponía una sesión con un estilo que parecía de crítica.

Cuarta lección aprendida: ¡me falta conocimientos! ¿cómo manejar a estas personalidades?.

Quizás deberíamos haber dividido el pizarrón en partes iguales para el marketplace y la agenda. De todas formas no se notó tanto porque no había tantas sesiones.

Para marcar los momentos del evento, yo había pensado en la tapa de una olla Essen, por experiencia personal (cuando la lavo) se que tiene un sonido importante. Pero una de las personas (Soledad Paredes, ¡gracias Soledad!) de Bahía nos salvó el día, y nos prestó un cuenco japonés, que suena muy bien, es fácil de transportar y lo pueden comprar aquí.

En cuanto a la organización, Mariela Cantarés me comentó que a pesar de los mails, la idea para los organizadores locales recién quedó clara cuando tuvimos una conference call. Creo que es algo a mantener.

En el cierre, nos focalizamos en los próximos pasos como comunidad, para no perder el ímpetu.

Surgió que hay que aprovechar la (relativa) cercanía con Tandil (vinieron Julian Arocena y Esteban Roasio) y el entusiasmo en ambos lugares, para hacer un núcleo generador de actividades. ¡Espero que se concrete!

Gracias a los organizadores locales: Victor Ferracutti, Mariela, Fernando Ariel Martinez, Jerónimo Spadaccioli, Ariel Trellini y otros que ayudaron desde Bs As como Natalia Fraga y Virginia Cuomo (que tiene un pie en cada ciudad). ¡Perdonen a los que olvidé!

En un próximo post comentaré sobre las sesiones en las que participé. Además hay material del evento en agiles.org

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