lunes, 7 de junio de 2010

Notas de facilitación de Open Space

Estuve en la organización y luego facilité el Agile Open Buenos Aires 2010 – ¡Programando!. Voy a comentar algunas cosas que hicimos e ideas sobre mejoras, que quizás puedan servir para otros que quieran organizar eventos similares.

Preparación

Luego del evento anterior en Buenos Aires (Agile Open Buenos Aires 2010 – Calidad), a varios de nosotros nos quedó la idea que hacer eventos más focalizados podría servir para tener conversaciones más interesantes para los más avanzados. Por otro lado, la idea de hacer los eventos más y más livianos en cuanto a la organización me llevó a consultar en uno de mis trabajos, sobre la posibilidad de hacerlo en Exactas.

Poner en marcha en evento fue impresionantemente sencillo:

  • Hablar con el responsable de la Secretaría de Extensión, Graduados y Bienestar (Diego Quesada-Allue), y gracias a él, con el responsable del comedor de Pabellón II de Ciudad Universitaria. Resultado: el lugar y la comida, resuelto. El único costo, la posibilidad de tener que pagar 100-200$ por uso de más luces.

  • Crear la página y el formulario de inscripción. Copiando de los eventos anteriores, un trabajo de un hora.

  • Difundir en la lista agiles-argentina y en la lista interna de Exactas, y acá :)

  • Crear el grupo de organización. ¡Gracias a los organizadores! Martín Alaimo, Diego Fontdevila, Marcelo Belnicoff y Francisco Tufró.

Con respecto a los sponsors, la duda era si buscar o no. Por un lado, el bar es barato, por lo que no es gran esfuerzo económico para los asistentes. Y entonces, no buscar sponsors simplifica la organización.

Por otro lado, siempre es simpático tener la comida esté paga, y dar lugar para que las empresas que apoyan estos temas logren visibilidad.

Decisión de compromiso, sponsors según la cantidad de inscriptos (un sponsor cada 30 inscriptos) y sólo sponsors que nos hicieran la vida sencilla.

A medida que avanzaban las inscripciones, aparecieron algunos 'problemas' (al menos en mi visión de lo que podría pasar):

  • Había temáticas dispares, y me imaginaba que ser atomizarían mucho las charlas.

  • Por otro lado, los temas eran interesantes, pero quizás con poca gente especialista en ellos. La gente ser vería obligada a elegir entre muchas sesiones interesantes para escuchar, aunque quizás no pudiera aportar.

Como respuesta a estas situaciones, propuse un cambio en el formato:

  • Lightning talks: dedicar un tiempo (55 min) inicialmente a comentar una idea a todos los asistentes

  • Facilitar la realización de un gran número de sesiones en paralelo, de tamaño y duración variable: la agenda se arma sin indicar cuantas sesiones simultáneas puede haber. Los responsables de las sesiones deben realizar un cartel que deben poner en la mesa en la que están, de esta manera el que se quiere sumar, busca la mesa con el correspondiente cartel.

  • Reforzar la idea de libertad de tiempos: Las sesiones se planifican cada hora, pero se hace un aviso (cuenco japonés mediante) al cumplirse 45 min. Una señal para la gente que quiere hacer un break. Suena nuevamente el cuenco cuando empieza la siguiente hora, pero nada obliga a la gente que está en una mesa a cortar lo que está haciendo. Las nuevas sesiones sólo tienen que buscar una mesa libre.

Realización

Se lograron alto porcentaje de personas técnicas (más del 50%), y alto porcentaje de personas con experiencia en ágil (más de 50% con más de un año de experiencia).

Asistimos 34 personas. Se mantiene el promedio de aproximadamente el 50% de los inscriptos. Vinieron los amigos Julian Arocena y Esteban Roasio de Tandil y una persona de Córdoba.

Los lightning talks se usaron para presentar ideas de sesión en forma más amplia.

Como hubo menos de 11 propuestas de lightning talks, adelantamos la preparación de la agenda, que terminó relativamente rápido. Había bastante experiencia con Open Space, la gente propuso las sesiones en poco tiempo.

Quedó un tiempo entre apertura y la primera sesión, que se usó como un break y para socializar. Creo que se aprovechó.







La dinámica de las sesiones se apartó de lo que pensaba. Se dieron sesiones generalmente multitudinarias, normalmente había dos sesiones con más de diez personas cada una, y una o dos con menos personas.

Se crearon un par de sesiones nuevas a lo largo del día.

La energía del evento se mantuvo hasta el final, que fue a las 16hs cuando el bar cerró.

Resultados

Una demostración más de la robustez de los Open Space, y de la futilidad de tratar de prever como será el contenido.

Los lightning talks no funcionaron como me imaginaba, pero sirvieron. Muchas de las sesiones fueron habladas, sin usar computadoras, pero era lo que la gente quería. Ocurrieron, de todas formas, los intercambios mostrando ideas y herramientas directamente en la máquinas.

From 100605 AO Bs As 2010 Programando

El manejo de sesiones funcionó muy bien para el tipo de espacio en que hicimos esto.

El manejo de sponsors no fue tan transparente como pensábamos. Hay que dedicarle más tiempo.

Nos faltó proactividad para ayudar a que vengan personas de otros lugares del país. Por enfatizar el objetivo “hacer el evento lo más liviano posible”, perdimos la oportunidad de ser buenos anfitriones.

Realmente los eventos de este tipo son fáciles de organizar, pero a la pregunta, cuando es el próximo, no tenemos respuesta. Quizás sea bueno buscar ritmo (¿una vez cada 3 meses?). Y que tan no hacerlo siempre los sábados, para no dejar afuera a los que por diferentes razones no pueden el fin de semana?


Información de contacto y para sumarse a la comunidad

Sitio de la comunidad argentina: www.agiles.org/argentina
Lista de anuncios y organización de eventos: http://tech.groups.yahoo.com/group/agiles-argentina/
Lista de intercambio de experiencias hispanolatinoamericana:
http://tech.groups.yahoo.com/group/foro-agiles

Y a mí, Juan Gabardini, me pueden contactar en twitter (jgabardini) o por mail, con el mismo nombre de usuario en computer.org

¡Espero recibir comentarios de los asistentes y verlos en otros eventos!

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